Tutorial Menggunakan fasilitas Mail Merge Microsoft word dalam membuat surat masal

Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan untuk orang banyak. Biasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Langkah-langkahnya sebagai berikut:

Buat file sumber datanya (source data)

Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu.

Buat naskah utamanya  

Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya.

Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data (excel)

1. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…
2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.
3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK.
4. letakkan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.
5. Lakukan hal seperti itu untuk data lainnya, nanti aka tampil field.
6. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.

Menyimpan dan Mencetak

Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.

• Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
• Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.

Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update data pada word dengan cara:

• Klik file Data Source-nya, lalu refresh. 
• Setelah ter-update klik OK.
• Klik Edit Recipients List